Ausblick Zeiterfassung & DS-GVO

Die Entscheidung des EuGH vom 14. Mai 2019 wird weitreichende Folgen auch für deutsche Unternehmen haben, soviel ist sicher. Geklagt hatte eine spanische Gewerkschaft vor dem Nationalen Gerichtshof in Spanien. Als Prozessgegner stand niemand geringeres als die Deutsche Bank vor Gericht. Die Arbeitnehmervertreter die Bank verpflichten, die täglich geleisteten Stunden ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vollständig aufzuzeichnen, denn nur so könne die Einhaltung der vorgesehenen Arbeitszeiten sichergestellt werden.

Das Gericht gab der Gewerkschaft recht, Arbeitgeber in der Europäische Union müssen die Arbeitszeiten ihrer Arbeitnehmer künftig komplett erfassen und nicht, wie bislang auch in Deutschland üblicher, lediglich die geleisteten Überstunden jenseits der Kernarbeitszeiten. Die Rechte, die die EU ihren Bürgerinnen und Bürgern zuspreche, verbürgten "das Grundrecht eines jeden Arbeitnehmers auf eine Begrenzung der Höchstarbeitszeit und auf tägliche und wöchentliche Ruhezeiten", begründete der EuGH seine Entscheidung. Es sei nun Aufgabe der EU-Mitgliedsstaaten, Arbeitgeber zu einem "objektiven, verlässlichen und zugänglichen System" zur Arbeitszeiterfassung zu verpflichten, auch wenn über die konkrete Umsetzung und Art des Systems länderseitig noch eigenständig bestimmt werden könne.

Auch wenn also die Umsetzung in Landesrecht zunächst abzuwarten ist, sollte mit Blick auf die Einhaltung der Vorgaben der DS-GVO mit Systemanpassung in Unternehmen nicht gewartet werden. Arbeitgeber werden künftig nicht nur die exakte Erfassung der geleisteten Arbeitszeiten in Gänze zu leisten haben, sondern auch die korrekte Speicherung und auch fristgerechte Löschung der erfassten Daten nachweisen müssen. Viele gängige Lösungen auf dem Markt werden auf die Speicherdauer der verschiedenen Datenkategorien (Überstunden: 2 Jahre, steuerrelevante Daten der Arbeitszeiterfassung nach AO mindestens 10 Jahre, alle weiten Daten 2 Jahre) hin zu kontrollieren sein. Ergibt eine Kontrolle zum Ablauf des Kalenderjahres, dass eine weitere Speicherung nicht erforderlich ist, sind die Daten zu löschen, idealerweise automatisiert.

Erfasst eine Software künftig den gesamten Arbeitstag eines Arbeitnehmers samt Urlaubstagen und Krankenstand, bedarf sie der intensiven Pflege durch meist zusätzliches Personal in der zuständigen Lohnbuchhaltung. Neben einer selbstredenden Verpflichtung auf den Datenschutz wird insbesondere die sichere Verwendung der Software und damit der Verlust der Daten durch Fehlbedienung sicherzustellen sein. Auch hier wird seitens der Unternehmen nachzubessern sein.