Dokumentenmanagement (DMS)

Seit Corona ist klar: Besonders kleine und mittelständische Unternehmen profitieren von der Vielzahl an Vorzügen, die die Digitalisierung und hierbei insbesondere ein Dokumentenmanagement System bietet. Sein Einsatz ermöglicht sämtliche Abläufe rund um das Handling von Geschäftsdokumenten nicht nur schneller, sondern vor allem dezentral von jedem Ort der Welt. Es senkt Druck- sowie Personalkosten und unterstützt bei der Erfüllung gesetzlicher Vorgaben zB der EU-DSGVO und der GOBD. Fehleranfällige Doppelablagen gehören der Vergangenheit an und Dank der Integration von betrieblichen Unternehmensprozessen ist ein Zusammenwirken von verschiedenen Abteilungen und Organisationsbereichen auch ortsübergreifend möglich.

Über ein Dokumentenmanagement-System lassen sich Zugriffe und Bearbeitungsschritte lückenlos nachvollziehen und, wenn nötig, rekonstruieren. Eine automatische Versionierung eliminiert Fehlerquellen, da alle Beteiligten immer mit der aktuellen Version arbeiten. Durch die Vergabe von Zugriffsrechten können Sie Ihre sensiblen Unternehmensdaten vor unberechtigtem Zugriff schützen. Besonders wichtig dabei ist der Compliance-Aspekt; denn ein DMS ermöglicht eine revisionssichere Archivierung und Aktenführung sowie DSGVO-konformes Verarbeiten von personenbezogenen Daten.

Die Unternehmensbereiche, in denen DMS-Lösungen eingesetzt werden, sind mannigfaltig. Einer Studie des Branchenverbandes Bitkom zufolge, unterstützt ein DMS 53 % der Unternehmen in der Buchhaltung, 43 % in der Beschaffung 41 % in Marketing und Vertrieb. Ein DMS kann darüber hinaus aber noch zahlreiche weitere Bereiche unterstützen: So lassen sich durch die Einbindung von Signaturlösungen Verträge über einen Workflow den Vertragsparteien zustellen, die diese dann digital unterzeichnen können.

Lassen auch Sie sich von den zahlreichen Verwendungsmöglichkeiten eines DMS in Ihrem Unternehmen überzeugen und vereinbaren Sie einen Termin zur Analyse und Vorstellung mit uns. Nachfolgend finden